Khi doanh nghiệp chỉ có ít nhân sự, hồ sơ nhân viên, hợp đồng, ngày công hay tiền lương có thể được quản lý bằng bảng tính và các file riêng lẻ. Nhưng khi số lượng nhân viên tăng lên, dữ liệu bắt đầu nằm ở nhiều nơi, việc cập nhật và tìm kiếm thông tin cũng mất nhiều thời gian hơn.
Phần mềm quản trị nhân sự giúp doanh nghiệp tập trung dữ liệu và các công việc liên quan đến nhân sự trên một hệ thống. Từ hồ sơ nhân viên, hợp đồng, chấm công, nghỉ phép đến tiền lương và đánh giá hiệu suất, bộ phận nhân sự có thể quản lý thông tin thống nhất thay vì phải xử lý nhiều file riêng biệt.
Phần mềm quản trị nhân sự là gì?
Phần mềm quản trị nhân sự, thường được gọi là phần mềm HRM, là hệ thống hỗ trợ doanh nghiệp lưu trữ, theo dõi và xử lý các công việc liên quan đến người lao động.
Thay vì quản lý hồ sơ bằng giấy tờ, bảng tính hoặc nhiều công cụ khác nhau, dữ liệu nhân sự được tập trung trên cùng một nền tảng và liên kết với các hoạt động như hợp đồng, chấm công, nghỉ phép, tính lương hay đánh giá hiệu suất.
Tùy theo nhu cầu và quy mô doanh nghiệp, phần mềm có thể hỗ trợ các nhóm công việc như:
- Quản lý hồ sơ nhân viên.
- Quản lý phòng ban, chức vụ và cơ cấu tổ chức.
- Theo dõi hợp đồng lao động.
- Chấm công và quản lý ca làm việc.
- Quản lý nghỉ phép.
- Tính công, tính lương.
- Quản lý BHXH và thuế TNCN.
- Đánh giá KPI và hiệu suất.
- Tổng hợp báo cáo nhân sự.
Phần mềm không chỉ dùng để lưu dữ liệu mà còn giúp kết nối các công việc nhân sự với nhau, từ đó giảm những thao tác phải thực hiện thủ công.
Phần mềm quản trị nhân sự hoạt động như thế nào?
Thông thường, thông tin của mỗi nhân viên sẽ được lưu thành một hồ sơ trên hệ thống. Từ hồ sơ này, doanh nghiệp có thể liên kết các dữ liệu khác như phòng ban, chức vụ, hợp đồng, lịch làm việc, ngày công, nghỉ phép, tiền lương hoặc kết quả đánh giá.
Ví dụ, khi một nhân viên mới bắt đầu làm việc, bộ phận nhân sự có thể tạo hồ sơ, cập nhật phòng ban, chức vụ và hợp đồng. Các thông tin liên quan sau đó tiếp tục được sử dụng trong quá trình chấm công, quản lý ca làm việc và tính lương.
Khi dữ liệu được quản lý trên cùng một hệ thống, doanh nghiệp hạn chế việc phải nhập lại thông tin ở nhiều file khác nhau và thuận tiện hơn khi cần tra cứu.
Phần mềm quản trị nhân sự hỗ trợ quản lý những gì?
Tùy quy mô và cách vận hành, mỗi doanh nghiệp sẽ có nhu cầu quản lý nhân sự khác nhau. Một phần mềm quản trị nhân sự thường tập trung vào các nhóm công việc như hồ sơ nhân viên, cơ cấu tổ chức, hợp đồng, chấm công, nghỉ phép, tiền lương và đánh giá hiệu suất.
Quản lý hồ sơ nhân sự
Hồ sơ nhân sự là nơi tập trung các thông tin liên quan đến từng người lao động trong doanh nghiệp.
Hệ thống có thể lưu các dữ liệu như:
- Họ tên và thông tin cá nhân.
- Thông tin liên hệ.
- Phòng ban và chức vụ.
- Ngày bắt đầu làm việc.
- Tình trạng làm việc.
- Thông tin bảo hiểm.
- Hợp đồng lao động.
- Quá trình công tác.
Khi cần tìm lại thông tin, bộ phận nhân sự có thể tra cứu trực tiếp trên hệ thống thay vì phải mở nhiều bảng tính hoặc tìm hồ sơ giấy.
Quản lý cơ cấu tổ chức và phòng ban
Phần mềm quản trị nhân sự có thể hỗ trợ thiết lập cơ cấu doanh nghiệp gồm công ty, chi nhánh, phòng ban, chức vụ và vị trí của từng nhân viên.
Nhờ đó, người quản lý có thể biết nhân viên đang thuộc đơn vị nào, đảm nhận vị trí gì và nằm trong cơ cấu quản lý nào.
Chức năng này đặc biệt hữu ích với doanh nghiệp có nhiều phòng ban, chi nhánh hoặc số lượng nhân sự lớn.
Quản lý hợp đồng lao động
Hợp đồng là một phần quan trọng trong hồ sơ nhân sự. Khi được quản lý trên hệ thống, bộ phận HR có thể theo dõi:
- Loại hợp đồng.
- Ngày bắt đầu và ngày kết thúc.
- Phụ lục hợp đồng.
- Tình trạng hợp đồng.
- Quá trình phê duyệt.
Việc quản lý tập trung cũng thuận tiện hơn khi cần tìm những hợp đồng sắp hết hạn hoặc cần cập nhật.
Chấm công và quản lý ca làm việc
Với doanh nghiệp có nhiều nhân viên hoặc tổ chức làm việc theo ca, dữ liệu chấm công có liên quan trực tiếp đến quá trình tính công và tính lương.
Phần mềm có thể hỗ trợ doanh nghiệp:
- Ghi nhận thời gian làm việc.
- Thiết lập và quản lý ca làm.
- Xếp lịch làm việc.
- Theo dõi tăng ca.
- Quản lý đi muộn, về sớm.
- Tổng hợp dữ liệu công.
Tùy từng hệ thống, doanh nghiệp cũng có thể áp dụng các hình thức chấm công như GPS, Wi-Fi hoặc kết nối với máy chấm công.
Quản lý nghỉ phép
Thay vì gửi yêu cầu nghỉ qua giấy, tin nhắn hoặc nhiều kênh khác nhau, nhân viên có thể đăng ký nghỉ trên hệ thống và người có thẩm quyền thực hiện phê duyệt theo quy trình.
Doanh nghiệp có thể theo dõi:
- Số ngày phép còn lại.
- Lịch sử nghỉ.
- Yêu cầu đang chờ duyệt.
- Loại nghỉ phép.
- Trạng thái phê duyệt.
Dữ liệu nghỉ phép cũng có thể được liên kết với bảng công để hạn chế việc nhập lại thông tin thủ công.
Quản lý tiền lương, BHXH và thuế TNCN
Dữ liệu từ chấm công, ca làm, tăng ca, phụ cấp hoặc các khoản thưởng phạt có thể được sử dụng trong quá trình tính lương.
Tùy phần mềm, doanh nghiệp có thể quản lý thêm:
- Tiền lương.
- Phụ cấp.
- Thưởng và khấu trừ.
- BHXH.
- Thuế TNCN.
- Phiếu lương.
Việc kết nối dữ liệu công và lương trên cùng một hệ thống giúp bộ phận nhân sự giảm khối lượng tổng hợp vào cuối kỳ.
Đánh giá KPI và hiệu suất
Với doanh nghiệp áp dụng KPI hoặc các tiêu chí đánh giá nhân viên, phần mềm có thể hỗ trợ thiết lập mục tiêu, lưu kết quả và theo dõi hiệu suất theo từng cá nhân hoặc phòng ban.
Thông tin này cung cấp thêm dữ liệu để người quản lý theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả làm việc theo từng giai đoạn.
Báo cáo và dữ liệu nhân sự
Ngoài các công việc hằng ngày, phần mềm quản trị nhân sự còn có thể tổng hợp dữ liệu thành báo cáo để bộ phận HR và người quản lý theo dõi tình hình nhân sự.
Một số thông tin thường được quan tâm gồm:
- Tổng số nhân sự.
- Biến động nhân sự.
- Tỷ lệ nghỉ việc.
- Tình hình chấm công.
- Chi phí lương.
- Hiệu suất theo phòng ban.
- Kết quả KPI.
Thay vì tổng hợp lại nhiều bảng tính, người quản lý có thể theo dõi dữ liệu tập trung trên hệ thống.
Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản trị nhân sự
Giá trị của phần mềm HRM không nằm ở việc có càng nhiều tính năng càng tốt, mà ở khả năng kết nối dữ liệu và giảm những công việc lặp lại trong quá trình quản lý nhân sự.
Quản lý dữ liệu tập trung
Hồ sơ, hợp đồng, ngày công, tiền lương và các thông tin liên quan được quản lý trên cùng một hệ thống thay vì nằm rải rác ở nhiều file.
Giảm thời gian xử lý thủ công
Khi các công việc nhân sự được kết nối, dữ liệu đã có trên hệ thống có thể tiếp tục được sử dụng ở các bước sau, hạn chế việc nhập lại nhiều lần.
Thuận tiện khi tra cứu thông tin
Bộ phận HR và người quản lý có thể tìm thông tin theo nhân viên, phòng ban hoặc từng giai đoạn khi cần kiểm tra.
Hạn chế sai lệch giữa chấm công và tính lương
Việc sử dụng dữ liệu chấm công, ca làm và nghỉ phép trong quá trình tính lương giúp giảm các bước tổng hợp bằng tay và hạn chế sai lệch trong quá trình chấm công.
Hỗ trợ doanh nghiệp khi mở rộng quy mô
Khi số lượng nhân viên tăng lên, việc quản lý bằng nhiều file riêng lẻ thường khó kiểm soát hơn. Một hệ thống tập trung giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình và quản lý dữ liệu nhất quán hơn khi quy mô thay đổi.
Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản trị nhân sự?
Doanh nghiệp không nhất thiết phải chờ đến khi có hàng trăm nhân viên mới cần sử dụng phần mềm quản trị nhân sự.
Có thể cân nhắc triển khai khi bắt đầu xuất hiện những tình trạng như:
| Tình trạng | Vấn đề thường gặp |
|---|---|
| Hồ sơ nhân viên nằm ở nhiều file | Khó tìm kiếm và cập nhật thông tin |
| Có nhiều phòng ban hoặc chi nhánh | Khó theo dõi cơ cấu nhân sự |
| Có nhiều ca làm việc | Dễ nhầm lịch làm và ngày công |
| Thường xuyên phải chỉnh sửa bảng công | HR mất nhiều thời gian kiểm tra |
| Tính lương bằng nhiều bảng tính | Dữ liệu phải tổng hợp qua nhiều bước |
| Số lượng hợp đồng ngày càng nhiều | Khó theo dõi thời hạn và tình trạng hợp đồng |
| Thường xuyên cần báo cáo nhân sự | Mất thời gian tổng hợp số liệu từ nhiều nguồn |
Khi những vấn đề này xuất hiện thường xuyên, doanh nghiệp có thể cân nhắc chuyển từ cách quản lý phân tán sang một hệ thống quản trị nhân sự tập trung.
Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản trị nhân sự phù hợp
Doanh nghiệp nên lựa chọn phần mềm dựa trên nhu cầu quản lý thực tế thay vì chỉ nhìn vào số lượng tính năng.
Một số tiêu chí có thể xem xét gồm:
- Đáp ứng các công việc nhân sự doanh nghiệp đang thực hiện.
- Phù hợp với quy mô và cơ cấu tổ chức.
- Giao diện thuận tiện cho HR, người quản lý và nhân viên sử dụng.
- Có khả năng phân quyền theo vai trò.
- Dữ liệu giữa hồ sơ, chấm công và tiền lương có thể kết nối.
- Có báo cáo phục vụ quản lý.
- Có khả năng mở rộng khi số lượng nhân viên tăng.
- Có chính sách hỗ trợ trong quá trình triển khai và sử dụng.
Trước khi lựa chọn, doanh nghiệp cũng nên xác định vấn đề đang muốn giải quyết. Chẳng hạn, nếu khó khăn chủ yếu nằm ở chấm công, phân ca và tính lương thì nên ưu tiên những chức năng này thay vì lựa chọn phần mềm chỉ dựa trên số lượng module.
Phần mềm Quản trị nhân sự với VIN-HRM
VIN-HRM là nền tảng quản trị nhân sự của VISNAM, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý các công việc nhân sự trên một hệ thống tập trung. Hiện phần mềm cung cấp các nhóm chức năng từ quản lý cơ cấu tổ chức, hồ sơ nhân viên và hợp đồng đến lịch làm việc, chấm công, nghỉ phép, tính lương, BHXH, thuế TNCN, đánh giá KPI và báo cáo quản trị.
Một số nhóm chức năng chính gồm:
- Quản lý doanh nghiệp, phòng ban, chức vụ và hồ sơ nhân viên.
- Quản lý hợp đồng lao động và phụ lục.
- Thiết lập lịch làm việc, ca làm và tăng ca.
- Chấm công qua GPS, Wi-Fi hoặc máy chấm công.
- Quản lý nghỉ phép, thưởng, kỷ luật và phụ cấp.
- Quản lý tiền lương, BHXH, thuế TNCN và phiếu lương.
- Thiết lập và theo dõi KPI, hiệu suất nhân viên.
- Theo dõi báo cáo nhân sự, chấm công và tiền lương.
Việc đưa các dữ liệu này về cùng một nền tảng giúp doanh nghiệp giảm tình trạng thông tin nằm rải rác giữa nhiều file và thuận tiện hơn khi theo dõi quá trình làm việc của nhân viên.
Lời kết
Phần mềm quản trị nhân sự giúp doanh nghiệp tập trung dữ liệu và kết nối các công việc như hồ sơ nhân viên, hợp đồng, chấm công, nghỉ phép, tiền lương và đánh giá hiệu suất trên cùng một hệ thống.
Khi lựa chọn phần mềm, doanh nghiệp nên bắt đầu từ những vấn đề đang gặp trong quá trình quản lý nhân sự, sau đó xác định các chức năng thực sự cần sử dụng. Một hệ thống phù hợp không nhất thiết phải có nhiều tính năng nhất mà cần đáp ứng đúng quy trình và có khả năng mở rộng khi doanh nghiệp phát triển.
Với doanh nghiệp muốn quản lý tập trung từ hồ sơ, chấm công đến tiền lương và KPI, VIN-HRM là một trong những giải pháp có thể tham khảo. Doanh nghiệp có thể liên hệ VISNAM để được tư vấn theo nhu cầu quản trị nhân sự thực tế.
