Phần mềm chấm công cho doanh nghiệp nhiều ca làm

Tại các nhà máy, nhà hàng hay chuỗi cửa hàng bán lẻ, nhân viên thường được bố trí làm việc theo nhiều ca làm việc khác nhau. Có người làm ca sáng, ca chiều, ca đêm hoặc thay đổi ca theo lịch phân công. Khi thời gian làm việc không cố định, việc chấm công và tổng hợp bảng công cũng trở nên phức tạp hơn.

Phần mềm chấm công hỗ trợ doanh nghiệp quản lý lịch làm việc, ghi nhận thời gian vào ca, ra ca và đối chiếu dữ liệu theo từng nhân viên. Vậy phần mềm chấm công theo ca hoạt động như thế nào? Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi quản lý xoay ca, ca đêm và lựa chọn giải pháp phù hợp?

Hoạt động của phần mềm chấm công theo ca

Phần mềm chấm công theo ca hỗ trợ doanh nghiệp quản lý thời gian làm việc của nhân viên dựa trên lịch phân công và dữ liệu chấm công thực tế. Thay vì áp dụng một khung giờ chung cho tất cả nhân viên, doanh nghiệp có thể thiết lập lịch làm việc phù hợp với từng bộ phận hoặc vị trí.

Quá trình quản lý chấm công theo ca thường gồm ba hoạt động: phân ca, ghi nhận thời gian chấm công và đối chiếu dữ liệu.

Thiết lập lịch làm việc và phân ca nhân viên

Trước khi thực hiện chấm công, doanh nghiệp cần xác định các khung giờ làm việc và phân lịch cho nhân viên. Dựa trên yêu cầu sản xuất, kinh doanh lịch làm việc có thể được tổ chức theo ca cố định, ca luân phiên hoặc xoay ca.

Với ca cố định, nhân viên thường làm việc trong cùng một khung giờ. Trong khi đó, ca luân phiên và xoay ca thường được sử dụng khi nhân viên thay đổi thời gian làm việc theo lịch phân công. Chẳng hạn, một nhân viên có thể làm ca sáng trong tuần này và chuyển sang ca chiều ở tuần tiếp theo.

Lịch phân ca giúp xác định thời gian làm việc dự kiến của từng nhân viên, đồng thời làm căn cứ để kiểm tra dữ liệu chấm công thực tế.

​

Ghi nhận và đối chiếu dữ liệu chấm công

Khi đến ca làm việc, nhân viên thực hiện chấm công bằng hình thức doanh nghiệp đang áp dụng, chẳng hạn máy chấm công hoặc thiết bị di động. Hệ thống ghi nhận thời điểm vào và ra để phục vụ theo dõi thời gian làm việc.

Nhưng chỉ dựa vào giờ chấm công chưa đủ để xác định nhân viên có làm đúng lịch hay không. Doanh nghiệp cần so sánh thời gian thực tế với ca đã phân công để kiểm tra những trường hợp đi muộn, về sớm hoặc chấm công không khớp lịch.

Như vậy, phân ca là thiết lập lịch làm việc dự kiến, chấm công là ghi nhận thời gian thực tế, còn đối chiếu công là so sánh hai nguồn dữ liệu này. Đây là ba hoạt động có liên quan nhưng không hoàn toàn giống nhau.

Cách chấm công và xử lý dữ liệu với xoay ca, ca đêm

Đối với doanh nghiệp có nhiều ca làm việc, việc thay đổi lịch, chấm công qua đêm hoặc thiếu dữ liệu có thể ảnh hưởng đến quá trình tổng hợp bảng công. Những trường hợp này cần được kiểm tra dựa trên lịch làm việc và thông tin thực tế của nhân viên.

Chấm công khi nhân viên thay đổi ca làm việc

Nhân viên có thể thay đổi ca theo ngày, theo tuần hoặc đổi ca đột xuất để đáp ứng nhu cầu công việc. Nếu lịch phân ca chưa được cập nhật, thời gian chấm công thực tế có thể không khớp với lịch ban đầu.

Ví dụ, nhân viên A được phân ca sáng từ 06:00 đến 14:00 nhưng đã được quản lý đồng ý chuyển sang ca chiều từ 14:00 đến 22:00. Khi nhân viên chấm công lúc 14:00, hệ thống có thể ghi nhận thời gian không phù hợp với ca sáng đã phân trước đó.

Trong trường hợp này, bộ phận nhân sự cần kiểm tra thông tin đổi ca và xác nhận lịch làm việc thực tế trước khi xác định trạng thái công. Không nên chỉ dựa vào lịch cũ để kết luận nhân viên đi muộn hoặc vắng mặt.

Chấm công ca qua đêm

Ca qua đêm là ca làm việc có thời điểm bắt đầu và kết thúc thuộc hai ngày dương lịch khác nhau. Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định các lượt chấm công tương ứng với cùng một ca làm việc.

Ví dụ, nhân viên B bắt đầu làm việc lúc 22:00 ngày 15/10 và kết thúc lúc 06:00 ngày 16/10. Mặc dù hai lượt chấm công được ghi nhận vào hai ngày khác nhau, chúng vẫn thuộc cùng một ca.

Nếu chỉ tổng hợp dữ liệu theo từng ngày mà không xét đến lịch phân ca, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi xác định thời gian làm việc và ngày công tương ứng. Do đó, khi lựa chọn phần mềm chấm công nhiều ca, cần kiểm tra khả năng xử lý các lượt chấm công kéo dài qua ngày.

Thời gian được tính công còn phụ thuộc vào thời gian nghỉ giữa giờ và quy định chấm công của doanh nghiệp, không chỉ dựa trên thời điểm bắt đầu và kết thúc ca làm việc.

Theo Điều 106 Bộ luật Lao động 2019, thời gian làm việc ban đêm được tính từ 22:00 đến 06:00 hôm sau. Tuy nhiên, không phải toàn bộ ca qua đêm đều thuộc khung giờ này và làm việc ban đêm cũng không đồng nghĩa với làm thêm giờ.

Kiểm tra và xử lý dữ liệu chấm công bất thường

Dữ liệu chấm công có thể bị thiếu hoặc sai lệch do nhân viên quên chấm công, thiết bị mất kết nối hoặc phát sinh sự cố trong quá trình ghi nhận.

Chẳng hạn, nhân viên C được phân ca từ 14:00 đến 22:00 nhưng hệ thống chỉ ghi nhận lượt chấm công vào lúc 13:58, không có lượt ra. Khi đó, bộ phận nhân sự chưa có đủ thông tin để xác định thời điểm nhân viên kết thúc công việc.

Để xử lý, bộ phận nhân sự cần xác minh thông tin với nhân viên và người quản lý trực tiếp. Nếu cần bổ sung hoặc điều chỉnh dữ liệu, việc thực hiện phải tuân theo quy trình xác nhận của doanh nghiệp.

Tương tự, trường hợp nhân viên không có dữ liệu chấm công nhưng đã được phê duyệt nghỉ phép cũng cần được đối chiếu với thông tin nghỉ phép trước khi xác định trạng thái công.

Doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm những nguyên nhân khiến chấm công sai lệch và cách khắc phục để hạn chế các vấn đề thường gặp trong quá trình quản lý.

Tổng hợp bảng công phục vụ tính lương

Sau khi kiểm tra và xử lý các sai lệch, bộ phận nhân sự tổng hợp bảng công, bao gồm ngày công, số giờ làm việc, thời gian làm thêm, làm việc ban đêm và nghỉ phép. Bảng công cần được kiểm tra, xác nhận trước khi chuyển sang bước tính lương.

Dữ liệu chấm công chỉ là một trong những căn cứ tính lương. Tiền lương thực tế còn phụ thuộc vào hợp đồng lao động, chính sách của doanh nghiệp và các quy định pháp luật liên quan.

Lựa chọn phần mềm chấm công phù hợp với doanh nghiệp nhiều ca

Mỗi doanh nghiệp có cách sắp xếp ca làm việc và quản lý nhân sự khác nhau. Vì vậy, khi lựa chọn phần mềm chấm công, doanh nghiệp nên xem xét khả năng đáp ứng nhu cầu thực tế thay vì chỉ dựa vào số lượng tính năng được giới thiệu.

Một số tiêu chí quan trọng cần cân nhắc gồm:

• Khả năng quản lý ca làm việc: Đáp ứng các hình thức ca doanh nghiệp đang sử dụng, bao gồm lịch làm việc thay đổi hoặc ca kéo dài qua đêm.
• Hình thức chấm công: Phù hợp với môi trường làm việc, chẳng hạn máy chấm công tại nhà máy hoặc chấm công qua thiết bị di động đối với nhân viên làm việc tại nhiều địa điểm.
• Kiểm tra và điều chỉnh dữ liệu: Hỗ trợ kiểm tra những trường hợp chấm công bất thường, phân quyền và xác nhận điều chỉnh công.
• Tổng hợp bảng công: Cung cấp dữ liệu ngày công, giờ làm việc và những thông tin liên quan để phục vụ tính lương.

Tìm hiểu phần mềm chấm công VIN-HRM

VIN-HRM là phần mềm quản trị nhân sự của VISNAM, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hồ sơ nhân viên, phân ca làm việc, theo dõi tăng ca, nghỉ phép và tiền lương. Phần mềm tích hợp các hình thức chấm công qua GPS, Wi-Fi hoặc máy chấm công, đáp ứng nhu cầu quản lý nhân sự tại doanh nghiệp.

Để tìm hiểu thêm về các chức năng quản lý nhân sự, doanh nghiệp có thể tham khảo bài viết phần mềm quản trị nhân sự là gì của VISNAM.

Lời kết

Phần mềm chấm công hỗ trợ doanh nghiệp quản lý thời gian làm việc của nhân viên, đặc biệt khi có nhiều ca làm việc khác nhau. Việc kết hợp lịch phân ca, dữ liệu chấm công và quy trình kiểm tra phù hợp giúp bộ phận nhân sự thuận tiện hơn khi tổng hợp bảng công.

Khi lựa chọn phần mềm, doanh nghiệp nên ưu tiên giải pháp đáp ứng được cách tổ chức ca làm việc và nhu cầu quản lý thực tế. Nếu đang tìm hiểu phần mềm chấm công và quản trị nhân sự, doanh nghiệp có thể liên hệ VISNAM để được tư vấn về VIN-HRM.